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Definition Was sind Standard Operating Procedures (SOP)?

Von Dipl.-Ing. (FH) Stefan Luber 2 min Lesedauer

Standard Operating Procedures sind standardisierte Arbeitsanweisungen mit genau beschriebener, verbindlicher Vorgehensweise. Sie ermöglichen es, Handlungen exakt nach Vorgaben auszuführen, sie zu dokumentieren und die Ergebnisse zu prüfen. In kritischen Bereichen wie in der Pharmazeutik, Luftfahrt, Medizin oder im Security-Umfeld und für bestimmte behördliche Zulassungen sind Standard Operating Procedures verbindlich vorgeschrieben.

Die wichtigsten IT-Fachbegriffe verständlich erklärt.(Bild: © aga7ta - stock.adobe.com)
Die wichtigsten IT-Fachbegriffe verständlich erklärt.
(Bild: © aga7ta - stock.adobe.com)

SOP ist das Akronym für Standard Operating Procedures. Standard Operating Procedures sind standardisierte Arbeitsanweisungen. Sie enthalten genaue Beschreibungen und verbindliche Vorgehensweisen für die Bearbeitung bestimmter Aufgaben. Die Abläufe müssen exakt nach den Vorgaben einer SOP erfolgen und umfassen auch die Dokumentation und Prüfung der Ergebnisse.

Standard Operating Procedures sind ein wichtiges Hilfsmittel, um Personen bestimmte Aufgaben in der gewünschten Art und Weise erledigen zu lassen. In kritischen Bereichen wie in der Pharmazeutik, Luftfahrt, Medizin, beim Militär oder in Sicherheitsbereichwn und für bestimmte behördliche Zulassungen ist die Arbeit mit Standard Operating Procedures verbindlich. Sie sorgen für die Standardisierung, Wiederholbarkeit und Überprüfbarkeit von Handlungen und ihren Ergebnissen. Ein Verstoß gegen SOP kann mit behördlichen Konsequenzen verbunden sein.

Inhalt, Aufbau und Erstellung von Standard Operating Procedures

Eine SOP beschreibt einen Arbeitsablauf so genau und unmissverständlich wie möglich. Die Anweisung richtet sich nach strengen formalen Vorgaben und beinhaltet neben der Beschreibung des Arbeitsablaufs typischerweise Informationen über Ersteller, Genehmiger, Prüfer, Freigeber, Anwendungsbereich, Version, Gültigkeitsdatum, Seitenzahl, Ziele und zu verwendende Arbeitsmittel. Oft sind in einer SOP auch Muster oder Beispiele zur weiteren Erläuterung oder Qualitätskontrolle enthalten. Es existieren Software-Lösungen, die das Erstellen, Verwalten und Ausführen von Standard Operating Procedures IT-gestützt erleichtern.

Anwendungsbereiche von SOP

SOP kommen immer dann zum Einsatz, wenn Handlungen exakt nach Vorgabe, wiederholbar und mit überprüfbaren Ergebnissen durchgeführt werden sollen. Ein sehr bekanntes Beispiel für einen SOP-Anwendungsbereich ist die Luftfahrt. Piloten und Kopiloten gehen vor jedem Flug vorgegebene Prüflisten durch. Weitere Anwendungsbereiche sind:

  • der militärische Bereich
  • die Medizin und Pharmaindustrie
  • die Erlangung behördlicher Zulassungen für Produkte oder Dienstleistungen
  • die Qualitätskontrolle und Qualitätssicherung in der industriellen Fertigung
  • die Wartung von Maschinen und Anlagen
  • der Wiederanlauf nach einem Ausfall
  • Cybervorfälle
  • die Einarbeitung von Mitarbeitern
  • das Ausscheiden von Mitarbeitern aus einem Unternehmen
  • die Einhaltung von Compliance-Standards
  • die Sicherstellung des Datenschutzes und der Datensicherheit
  • die Datensicherung und Datenwiederherstellung

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